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Publicado em 01/09/2017

Como estruturar uma ficha de entrega de EPI


Atualizado em 26/02/2019

O fornecimento do equipamento de proteção individual (EPI) é uma obrigação da empresa para toda e qualquer atividade que apresente algum risco à segurança e à saúde do colaborador. 

Toda a obrigatoriedade para a respectiva função do seu trabalhador é especificado por normas regulamentadoras e, para que se tenha um controle eficiente, é preciso que se faça uma ficha de entrega de EPI.

Assim, sempre que o risco possa ser eliminado ou reduzido com a sua utilização, o EPI é devido e constitui uma responsabilidade da empresa fornecê-lo. Para garantir que a organização cumpriu com essa exigência da legislação trabalhista, é muito importante que cada EPI fornecido seja registrado adequadamente.

Neste post, explicamos a importância desse processo e ensinamos como estruturar uma ficha de entrega de EPI para os seus colaboradores. Ao longo do artigo, você também vai conhecer as consequências do não cumprimento dessa etapa. Continue a leitura e tire suas dúvidas!

Entenda a importância da ficha de entrega de EPI

É muito importante que a ficha de entrega de EPI para o trabalhador seja preenchida. Afinal, esse controle por parte do setor administrativo das empresas visa assegurar que eles receberam os dispositivos de segurança adequados e, consequentemente, estão equipados para desenvolver seu trabalho de maneira adequada.

Essa medida objetiva também que fraudes sejam evitadas em possíveis casos de acidentes, além de proteger a empresa de possíveis ações trabalhistas. Em relação ao colaborador, a ficha é importante para resguardar seu direito de receber corretamente o equipamento necessário para a realização de suas tarefas.

Aqueles que desempenham atividades de risco devem receber todo o suporte de forma gratuita pela empresa. Nesses casos, a ficha de entrega também pode ser usada como comprovante caso a organização não ofereça os recursos necessários.

Nesse cenário, esse documento de controle também é importante para situações que possam envolver ações judiciais. Caso algum colaborador sofra algum dano à saúde no decorrer de sua atividade laboral, por exemplo, a ficha permite verificar se ocorreu alguma falha na entrega do EPI ou se o colaborador não utilizou o equipamento corretamente.

Saiba como elaborar o documento

Sempre que um trabalhador receber um equipamento será necessário assinar a ficha de entrega de EPI. Para isso, é importante que o documento apresente uma estrutura adequada. A seguir, saiba como ele deverá ser apresentado.

Cabeçalho

O cabeçalho identifica a empresa e o próprio documento. Assim, se a empresa tem um logotipo, ele pode ser colocado ao lado do respectivo nome.

De modo centralizado e destacado deve estar o título do documento ("FICHA DE ENTREGA DE EPI", por exemplo), de maneira a caracterizar esse controle. Também no cabeçalho pode ser inserido o número da ficha.

Dados do funcionário

No campo de dados do funcionário devem ser registradas as seguintes informações:

  • nome completo do colaborador;

  • local de trabalho;

  • função desenvolvida;

  • data de admissão;

  • data de demissão.

Qualquer outra informação julgada pertinente sobre o colaborador poderá ser incluída nessa parte do documento.

Dados do EPI fornecido

Todas as informações sobre o EPI entregue deverão ser listadas aqui, entre elas:

  • nome do EPI;

  • número do certificado de aprovação (CA) específico para cada EPI;

  • descrição do equipamento;

  • quantidade fornecida.

Se houver algum detalhe com referência a determinado EPI (por exemplo, se houve extravio ou perda do anteriormente fornecido), a informação também deverá ser registrada.

Aplicação do EPI fornecido

Nesse campo devem ser indicadas as atividades nas quais serão utilizados os equipamentos recebidos, de forma a caracterizar com mais precisão que o EPI foi fornecido para atender à atividade descrita.

Um EPI não é exclusivo para uma prática, mas determinadas atividades sob certas condições exigem que o equipamento seja específico.

Texto impresso de recebimento e responsabilidades

A ficha de entrega de EPI também funciona como um recibo do equipamento fornecido ao trabalhador. Para isso, deverá conter um texto impresso declarando esse recebimento, conforme o exemplo:

Eu, fulano de tal, recebi da empresa X o equipamento de proteção individual (EPI) supradescrito, com o qual me comprometo fazer o devido e adequado uso”.

Além disso, é recomendável relacionar em um texto impresso, com itens numerados, as principais responsabilidades do funcionário referentes à guarda, aos cuidados e à utilização do EPI retirado.

Data e assinaturas

Finalmente, ao lado de cada EPI descrito, deve haver uma coluna para data e outra para a assinatura do funcionário ao receber o equipamento. Desse modo, vai sendo construído um histórico de fornecimento de EPI para cada colaborador.

É muito importante que a ficha de entrega de EPI seja preenchida corretamente e de forma completa. Além disso, deve-se checar sua integridade toda vez que algum novo equipamento for fornecido.

A validade desse cuidado será comprovada sempre que o documento for requisitado pela fiscalização trabalhista, como outros documentos essenciais, ou quando a própria empresa quiser visualizar ou demonstrar que o fez.

Conheças as consequências do não preenchimento dessa ficha

Em seu item 6.6.1, a NR 6 diz que o sistema de registro de entrega de EPI é de inteira responsabilidade do empregador. Isso significa que, caso não seja disponibilizada a ficha de entrega, a empresa poderá sofrer sanções de acordo com a legislação trabalhista por causa do descumprimento legal.

Apesar do fato de se registrar uma ficha de entrega de EPI não ser o suficiente para contornar uma possível multa por acidente de trabalho, ela é obrigatória. O não cumprimento da norma pode resultar em processos judiciais, além de aumento de penalidade e multas para a organização.

Essas consequências podem impactar diretamente nos rendimentos e na lucratividade do negócio. Afinal, ter que desembolsar altos valores por determinação da justiça, por um descumprimento simples como esse, é extremamente desagradável.

Além disso, os problemas vão além da simples condenação na justiça. Isso porque o fato de sofrer ações desse tipo pode manchar a imagem da empresa perante o mercado, prejudicando todos os esforços em relação ao seus investimentos para marketing e afastando possíveis investidores e clientes.

Veja o que fazer com as fichas após serem preenchidas

Depois de receber a ficha de entrega de EPI, é recomendado que ela seja guardada na pasta pessoal do colaborador. Esse é um meio seguro e eficiente para ter acesso a ela quando for preciso. Dessa forma, enquanto os outros documentos relativos ao colaborador permanecem na pasta, a ficha também fica lá.

Algumas empresas preferem centralizar e guardar o documento em um só livro ou caderno para futuras consultas. É uma forma prática de armazenar os dados também.

Outra maneira de guardar as fichas é utilizando um sistema eletrônico. Se for esse o caso, saiba que alguns cuidados devem ser considerados. Fazer um backup dos arquivos regularmente, a fim de evitar perder todos os dados se ocorrer algum defeito ou pane no sistema, é um dos principais exemplos. 

Outro ponto que merece atenção é que a ficha de EPI jamais pode ser retroativa ou futurista. O preenchimento desse documento dessa forma pode acarretar crime de falsidade ideológica de acordo com o artigo 299 do Código Penal.

Outros cuidados que devem ser tomados após o registro de entrega dos equipamentos

Explicação da importância do uso dos EPIs

Muitas vezes, os funcionários não entendem a verdadeira importância por trás dos usos dos equipamentos de proteção. Então, para a segurança da sua equipe e para resguardar a empresa, é necessário que todos os colaboradores tenham total ciência da utilização dos EPIS.

Uma boa iniciativa nesse cenário é organizar palestras e encontros para discutir e esclarecer as principais dúvidas sobre o assunto. 

Durante esses encontros, é preciso explicar que a aplicação desses equipamentos no ambiente de trabalho é uma verdadeira obrigação. Também é bom ressaltar que o descumprimento dessa regra pode causar punições, como demissão por justa causa. Ao deixar essas questões claras, você terá mais garantia que o uso dos EPIs será mantido.

Treinamentos para o manuseamento e utilização correta

Não basta apenas que os trabalhadores usem os EPIs, é preciso que eles saibam a maneira correta de fazê-lo. Então, sempre que um novo funcionário for contratado ou um novo equipamento for inserido, faça um treinamento, para que eles saibam o modo correto de uso e manuseio.

Com todos os colaboradores alinhados sobre esses pontos, obtém-se duas vantagens. A primeira, obviamente, é a redução de acidentes no trabalho, o que melhora sua produtividade e garante a integridade física de toda a equipe. A segunda é o menor gasto com reposição de EPIs que são estragados devido ao uso incorreto.

Lembre-se sempre que é obrigação da empresa, segundo a norma regulamentadora que rege esse aspecto do ambiente de trabalho, não somente registrar a entrega dos EPIs, mas garantir seu uso.

Por isso, é preciso ter a precaução de sempre fiscalizar se todos estão usando os equipamentos e, caso alguém não esteja, cobrar de forma firme. Assim, você evita futuras dores de cabeça, como incidentes, multas e processos.

Agora que você entendeu a importância da ficha de entrega de EPI e já sabe como estruturá-la, o que acha de fazer o download de um de nossos modelos? Assim, será bem mais simples padronizar o documento na sua empresa!

 


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