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Publicado em 01/09/2017

Como estruturar uma ficha de entrega de EPI


equipamento de proteção individual (EPI) constitui um conjunto muito diverso de itens que devem ser fornecidos ao trabalhador sempre que pertinente. Trata-se de uma obrigação da empresa para toda e qualquer atividade que apresente algum risco à segurança e à saúde.

Assim, sempre que o risco possa ser eliminado ou reduzido com a sua utilização, o EPI é devido e constitui uma responsabilidade da empresa fornecê-lo. Também é essencial que seja adequadamente registrado cada EPI fornecido, de modo a poder demonstrar que cumpriu com essa exigência da legislação trabalhista sempre que requisitado.

Acompanhe este post e veja qual é a importância e como estruturar uma ficha de entrega de EPI para os seus colaboradores. Boa leitura!

Importância da ficha de entrega de EPI

É muito importante que seja garantida e corretamente preenchida a ficha de entrega de EPI para o trabalhador, já que esse controle por parte do setor administrativo das empresas visa assegurar se eles receberam os dispositivos de segurança adequados. 

Essa medida objetiva também que fraudes sejam evitadas em possíveis casos de acidentes, além de proteger a empresa contra ações trabalhistas. Em relação ao colaborador, a ficha é importante para salvaguardar o seu direito trabalhista de receber corretamente o equipamento necessário para a realização de suas tarefas.

Aqueles que desempenham atividades de risco devem receber todos os mecanismos de forma gratuita pela empresa. Ou seja, nesses casos, a ficha de entrega também pode ser usada como comprovante se o empreendimento não oferecer os recursos necessários.

Assim, esse documento de controle também é importante para ações judiciais. Caso algum funcionário sofra algum dano à saúde no decorrer de sua atividade laboral, por exemplo, a ficha permite verificar se ocorrido alguma falha na entrega do EPI ou se o colaborador não utilizou o equipamento corretamente.

Como elaborar o documento

Sempre que um trabalhador receber um equipamento será necessário assinar esse documento. É importante que a ficha de controle seja elaborada da seguinte maneira:

1. Cabeçalho

O cabeçalho identifica a empresa e o próprio documento. Assim, se a empresa tem um logotipo, ele pode ser colocado ao lado do respectivo nome.

De modo centralizado e destacado deve estar o título do documento (algo como FICHA DE ENTREGA DE EPI), de maneira a caracterizar esse controle. Também no cabeçalho pode ser inserido o número do documento.

2. Dados do funcionário

No campo de dados do funcionário devem ser registradas as seguintes informações:

  • nome completo;

  • local de trabalho;

  • função desenvolvida;

  • data de admissão;

  • data de demissão.

Qualquer outra informação julgada pertinente sobre o colaborador pode ser aqui apontada.

3. Dados do EPI fornecido

O EPI fornecido deve ser especificado nesse campo. São importantes as seguintes informações:

  • nome do EPI;

  • número do certificado de aprovação (CA) específico para cada EPI;

  • descrição do equipamento;

  • quantidade fornecida.

Se houver algum detalhe com referência a determinado EPI (por exemplo, se houve extravio ou perda do anteriormente fornecido), a informação pode ser registrada aí.

4. Aplicação do EPI fornecido

Nesse campo devem ser indicadas as atividades nas quais serão utilizados os equipamentos recebidos, de forma a caracterizar com mais precisão que o EPI foi fornecido para atender à atividade descrita.

Um EPI não é exclusivo para uma prática, mas determinadas atividades sob certas condições exigem que o equipamento seja específico.

5. Texto impresso de recebimento e responsabilidades

A ficha de entrega de EPI também funciona como um recibo do equipamento fornecido ao trabalhador. Para esse fim, deve conter um texto impresso declarando esse recebimento.

Desse modo, pode ser algo como: “recebi da empresa tal o equipamento de proteção individual (EPI) supradescrito, com o qual me comprometo fazer o devido e adequado uso”.

Além disso, é recomendável relacionar em um texto impresso, com itens numerados, as principais responsabilidades do funcionário referentes à guarda, aos cuidados e à utilização do EPI retirado.

6. Data e assinaturas

Finalmente, ao lado de cada EPI descrito deve haver uma coluna para data e outra para a assinatura do funcionário ao receber o equipamento. Desse modo, vai sendo construído um histórico de fornecimento de EPI para cada colaborador.

É muito importante considerar o adequado e completo preenchimento dessa ficha de entrega de EPI, checando sua integridade toda vez que for fornecido algum novo equipamento.

A validade desse cuidado será comprovada sempre que o documento for requisitado pela fiscalização trabalhista, como outros documentos essenciais, ou quando a própria empresa quiser visualizar ou demonstrar que o fez.

Consequências caso as empresas não cumpram com essa determinação

Em seu item 6.6.1, a NR 6 diz que o sistema de registro de entrega de EPI é de inteira responsabilidade do empregador. Ou seja, caso não seja disponibilizada a ficha de entrega, a empresa poderá sofrer sanções de acordo com a legislação trabalhista por causa do descumprimento legal. 

Isso pode impactar diretamente nos rendimentos e na lucratividade do seu negócio. Dessa forma, para que sua empresa não caia nessa situação, é muito importante seguir essas determinações quando for entregar os equipamentos necessários para que eles desempenhem suas funções. 

Além disso, com o documento os empreendimentos podem exigir que seus colaboradores sempre façam o uso devido dos EPIs. Isso vai evitar muitas dores de cabeça futuras.

O que fazer com as fichas após serem preenchidas

Após receber a ficha de entrega de EPI, é recomendado que ela seja guardada na pasta pessoal do funcionário. Esse é um meio seguro e eficiente para ter acesso a ela quando for preciso. Dessa forma, enquanto os outros documentos relativos ao colaborador permanecem na pasta, a ficha também fica lá.

Algumas empresas preferem centralizar e guardar o documento em um só livro ou caderno para futuras consultas. É uma forma prática de armazenar os dados também.

Outra maneira de guardar as fichas é utilizando um sistema eletrônico. No entanto, alguns cuidados devem ser considerados — como, por exemplo, fazer um backup dos arquivos de tempos em tempos, a fim de evitar perder todos os dados se ocorrer algum defeito ou pane no sistema.

Vale apenas salientar que a ficha de EPI jamais pode ser retroativa ou futurista. Ou seja, o preenchimento desse documento dessa forma pode acarretar até mesmo o crime de falsidade ideológica de acordo com o artigo 299 do Código Penal.

E aí, gostou do nosso post sobre como estruturar uma ficha de entrega de EPI? Baixe agora mesmo um dos nossos modelos de ficha de entrega de EPI e coloque em prática essas dicas!

 


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