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Publicado em 09/05/2018

O que é o Procedimento Operacional Padrão (POP) e como estruturar na empresa?


Todo negócio que deseja ser competitivo está constantemente buscando meios de se destacar no mercado. Acompanhar e aperfeiçoar sempre seus produtos e serviços é uma das metas para alcançar a qualidade almejada e, para isso, é importante estabelecer resultados satisfatórios, mesmo quando acontece algum tipo de imprevisto.

Dentro desse contexto, existe uma ferramenta fundamental para controlar a gestão de processos que é conhecida como Procedimento Operacional Padrão (POP). Ele é um documento de organização que representa o planejamento das atividades a serem desempenhadas, descrevendo, detalhadamente, todas as medidas precisas para que a tarefa seja concretizada.

Pensando nisso, preparamos este post para que você saiba como usar esse procedimento na estruturação de sua empresa. Confira agora!

Afinal, o que é Procedimento Operacional Padrão?

Ele é um documento que tem como objetivo descrever operações regularmente relevantes e recorrentes para a qualidade de investigação. Ou seja, a meta de um POP é realizar as operações de forma correta seguindo uma rotina.

Ele é muito importante dentro de uma empresa, pois seu objetivo básico é o de garantir, por meio de uma padronização, os resultados almejados por cada atividade executada. É um roteiro padronizado para que uma tarefa aconteça.

Os POPs podem ser aplicados em um empreendimento, por exemplo, quando os funcionários trabalharem em três turnos, sem que os colaboradores desses três turnos se encontrem e que, por conta disso, executem a mesma atividade de forma diferente.

Uma boa parte das corporações utilizam essas atividades em seu cotidiano, como se fosse uma central de perguntas recorrentes e como sustentação para o treinamento de novos colaboradores.

Qual é sua função?

O Procedimento Operacional Padrão apresenta instruções das sequências das operações e sua frequência de execução, o que leva a apontar as seguintes questões:

  • instrumentos e materiais usados para que a tarefa se concretize;
  • responsável pela execução e listagem dos instrumentos;
  • descrição de como os procedimentos precisam ser executados nas tarefas críticas (a forma de proceder com as operações e as possíveis restrições no tocante à execução);
  • roteiro de inspeções periódicas dos instrumentos voltados para a produção.

Todas essas questões precisam ter aprovação, datação, assinatura e revisão anual ou conforme a necessidade de cada processo.

Por que o POP é importante em uma empresa?

O que aconteceria, por exemplo, se um dos colaboradores de uma indústria com uma das funções mais importantes no setor de montagem precisasse se ausentar por um determinado período? O empreendimento não poderia esperar pela volta desse funcionário com os seus equipamentos desligados, não é mesmo?

Assim, respondendo o exemplo acima, existe todo um cronograma a ser seguido e vários outras áreas dependem que o setor de montagem da indústria realize a entrega dos resultados exatamente conforme o que estava planejado.

Essa empresa acabaria entrando em um ciclo de complicações de produtividade no caso desse setor de montagem não contar com um POP. Isso acabaria afetando drasticamente a indústria e comprometeria bastante o seu setor financeiro.

Dessa forma, por causa desse procedimento, ainda que o colaborador com a função mais importante de seu setor necessitasse se ausentar, outros poderiam assumir a sua posição e o desempenho da empresa não sofreria nenhum dano. Como dito anteriormente, a principal função do POP é assegurar os resultados desejados e seu prosseguimento em cada área, por meio da uniformização de processos.

Independente do ramo no qual um empreendimento trabalhe, manter processos significa fazer as coisas de modo mais simples e com custos reduzidos. Assim, um gestor não precisa fazer uma grande inovação ao assumir um setor e as diferentes áreas da empresa podem compartilhar melhores aplicações, ampliando a produtividade e a rentabilidade do negócio.

Simplificando, a padronização de processos em um empreendimento é muito importante porque:

  • diminui consideravelmente o risco de comprometer a sua produção devido a imprevistos;
  • assegura a qualidade de seu produto ou serviço, repercutindo diretamente no nível de satisfação de seu cliente;
  • reduz as suas perdas com gastos de recursos ou materiais no decorrer do processo de produção;
  • ameniza os seus prejuízos;
  • melhora significativamente o seu índice de competitividade com a concorrência.

Quais as dicas para elaborar um Procedimento Operacional Padrão?

Para que você elabore um POP corretamente, é preciso observar algumas regras que vão facilitar a criação desse documento. Confira agora:

Linguagem clara e simples

Crie um Procedimento Operacional Padrão com uma linguagem clara e simples a todos aqueles que farão o seu uso. Quanto mais compreensível, melhor: não vai ser necessário fazer diversas interferências e a garantia de acerto vai ser bem maior.

Além disso, você pode tomar como base o POP de outra instituição, porém faça as devidas edições. O documento necessita ter a adequada identidade daquilo que se faz dentro do ambiente empresarial, com regras características conforme cada peculiaridade.

Esteja sempre atento com os seus colaboradores executores a fim de garantir que o padrão de regras esteja sendo seguido de forma correta e precisa.

O executor do processo precisa estar sempre presente na elaboração dos procedimentos, uma vez que é ele quem tem conhecimento de suas características e deficiências.

A linguagem usada no POP deve ser bem objetiva, clara e precisa, para que o documento possa ser compreendimento e sua aplicação sirva para todos os envolvidos.

Monitoração dos procedimentos

A aplicabilidade dos procedimentos deve ser constantemente monitorada, a fim de que você saiba se tudo está sendo seguido de forma correta.

Atente-se à linguagem utilizada, que precisa ser a mais objetiva e clara possível, para que todos os envolvidos consigam compreendê-la. Caso for necessário, use gráficos ou fluxogramas para tornar o relato mais transparente.

Padronização das atividades

O POP apresenta como base a garantia de padronização de atividades, além de assegurar aos seus clientes um produto ou serviço livre de variações não desejadas na qualidade final. Isso simplifica o trabalho de todos que vão usar esse procedimento no dia a dia.

Isso proporcionará uma maior segurança aos colaboradores e a quem utilizará os seus serviços prestados, sendo que todos vão sair ganhando em termos de economia e qualidade. O POP precisa ser de fácil entendimento a fim de que todos consigam saber o que, como e quando fazer.

E aí, o que você achou do post? A sua empresa utiliza o Procedimento Operacional Padrão? Para não ficar por fora das novidades, nos siga no Facebook e LinkedIn e continue por dentro de assuntos como este. Até a próxima!


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