Entenda como aplicar e as vantagens da assinatura digital de documentos

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Assinatura digital de documentos: como esse simples procedimento pode facilitar e muito o trabalho na sua revenda de EPI?

Durante a pandemia, nunca se precisou tanto de equipamento de proteção individual. Afinal, para as empresas voltarem a trabalhar, elas precisam garantir que os seus colaboradores estão seguros para cumprirem as suas tarefas. De máscaras a face shields, isso significou um grande volume de negócios para as revendas de EPI.

Mas cada venda vem com uma porção de documentos necessários para fazer a entrega dos equipamentos e a cobrança dos valores. Como assinar toda essa papelada remotamente sem ter que enfrentar problemas legais depois?

É aí que entra a assinatura digital, um meio econômico de assinar remotamente documentos de onde quer que você esteja. Pronto para aprender mais sobre ela? Continue a leitura e tire todas as suas dúvidas sobre assinatura digital de documentos.

O que é assinatura digital?

O primeiro passo para entender direitinho quais são as vantagens da assinatura digital de documentos é compreendendo como ela funciona. A assinatura digital é uma versão da sua assinatura que existe no mundo virtual, com a mesma validade da assinatura de próprio punho.

Com ela, é possível assinar qualquer documento via internet, sem precisar se locomover até um cartório ou coisa do tipo. Tanto pessoas físicas quanto pessoas jurídicas podem usar a assinatura digital e simplificar os seus processos com ela.

A assinatura digital tem a mesma validade da assinatura comum?

Munida de um Certificado Digital, uma empresa pode criar assinaturas eletrônicas com a mesma validade de um documento assinado com as mãos. É preciso obter a assinatura digital emitida por uma entidade autorizada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, ou Autoridade Certificadora.

Há certificados digitais emitidos e armazenados nos computadores e celulares, com validade de 1 ano. E certificados armazenados em token e smart card, com validade maior, de 1 a 3 anos.

CPF e CNPJ também valem para averiguar a veracidade de uma assinatura digital e o documento tem o mesmo valor legal de qualquer outro assinado de maneira convencional.

Quais as vantagens da assinatura digital?

Existe uma porção de vantagens de fazer a sua assinatura digital. Especialmente neste período em que enfrentamos a pandemia do coronavírus. Com a assinatura digital a sua empresa poderá eliminar processos ultrapassados e operar com mais flexibilidade.

Confira algumas das vantagens da assinatura digital.

Validade assegurada por Lei

As assinaturas digitais são reconhecidas pela MP 2.200-2/2001 e têm validade assegurada perante a Lei. Ou seja, se a sua empresa precisar entrar na Justiça em relação às cláusulas de um contrato, ela pode ter a certeza de que o documento servirá para ajudá-la no processo.

Mais segurança de dados

Os dados dos seus clientes são muito valiosos. Por isso, Leis como a Lei Geral de Proteção já começam a atuar para proteger os direitos do consumidor. Com assinatura digital, a sua empresa consegue armazenar documentos e contratos com mais segurança, em um ambiente de nuvem, com backups periódicos. Eles estarão muito mais protegidos do que no papel.

Ferramentas digitais para facilitar o seu trabalho

Ferramentas de assinatura digital, como o DocuSign, permitem que os seus contratos sejam distribuídos entre várias pessoas em questão de segundos. O processo de leitura e assinatura dos documentos fica muito mais simples. 

A duplicação de qualquer assinatura digital tem validade de original e não de cópia. Assim, todos os participantes terão a sua versão do documento automaticamente.

Custo de material de escritório

Já colocou na ponta do lápis o quanto a sua empresa gasta mensalmente com a assinatura de contratos? Pois é. Apenas entre tinta e papel vai um valor considerável todos os meses cumprindo com esse tipo de burocracia.

A assinatura digital evita esses gastos, economiza dinheiro para o seu negócio e otimiza o planejamento.

Evite os cartórios

Além de todos os benefícios que mencionamos até aqui, as assinaturas digital têm outra vantagem: elas dispensam as idas ao cartório. A sua vida fica menos burocrática e os seus documentos continuam com validade regular.

Como fazer uma assinatura digital?

Agora que você já sabe tudo sobre assinatura digital de documentos, inclusive as vantagens de utilizar essa modalidade na sua empresa, que tal aprender a fazer a sua própria assinatura digital? Confira o passo a passo.

Passo 1: verifique a versão do PDF

Nem todas as versões de PDF aceitam a assinatura digital, por isso, o primeiro passo é verificar se o seu documento pode ser assinado digitalmente. Faça a abertura do documento e verifique se ele aceita assinatura digital.

Passo 2: assine com o certificado

Abra o PDF, clique em abrir e em seguida selecione assinar com certificado. Você vai encontrar essa função com facilidade utilizando um software como o leitor de PDFs da Adobe, o Open Office ou o Word.

Clique em preencher e assinar, ferramentas de preencher e assinar, assinar com certificado e em seguida em avançar.

Passo 3: escolha onde ficará a sua assinatura

O próximo passo é escolher onde ficará a sua assinatura no documento. Demarque os locais utilizando o cursor do mouse, selecione e solte o botão para confirmar.

Passo 4: escolha que assinatura usar

Se tiver mais de uma assinatura digital na sua máquina, escolha qual delas deseja utilizar. Se não, o documento automaticamente carregará a versão principal da sua assinatura digital.

Passo 5: salve o documento

Concluída a assinatura digital, basta salvar o seu documento e enviá-lo para os demais membros que precisam assiná-lo. 

Ao utilizar um software de assinatura digital, como DocuSign, o procedimento é bastante similar, com a diferença de que ele pode ser feito direto do seu navegador.

A assinatura digital de documentos é uma maneira dinâmica de assinar documentos sem precisar se locomover até o cliente e vice-versa. Por isso, ela é estratégica para os negócios conseguirem operar em níveis normais durante períodos difíceis como os que estamos passando nessa pandemia. Se ainda não a utiliza, vale a pena começar a fazê-lo o quanto antes.

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