Fazer a gestão de compra de equipamentos de proteção individual é uma tarefa bastante difícil. Em geral, as empresas lidam com diversos tipos de EPI, e manter o controle daqueles que entram e saem de seus estoques pode ser desafiador. Capacetes, luvas, óculos de proteção e protetores auriculares, por exemplo, vêm em vários formatos e atendem a necessidades específicas. E, se for necessário dispor de modelos diferentes para funções de trabalho distintas, pode ser confuso manter um estoque organizado.
Por isso, a gestão de compras de EPI pode beneficiar-se muito de métodos, tecnologia e melhores práticas testadas e comprovadas por milhares de empresas ao redor do mundo. No artigo de hoje, você conhecerá essas estratégias para simplificar a gestão de compras de EPI e garantir que ela seja feita com o máximo de eficiência pelo seu negócio. Confira!
1. Registre a entrada e saída de EPI
A maneira mais fácil de alavancar a qualidade da gestão de compras de EPI realizada na sua empresa é registrando, com clareza, a entrada e a saída de equipamentos. Para isso, você precisará de uma pessoa ou de uma equipe responsável por acompanhar a chegada de novos materiais e a distribuição deles entre os colaboradores.
Cada entrega de EPI deve ser acompanhada de um documento a ser assinado pelo colaborador. Chamados de fichas de entrega de EPI, esses registros têm validade legal e podem proteger a sua empresa em processos trabalhistas, desde que armazenados de maneira correta.
Toda vez que fizer a reposição, substituição ou troca de um EPI, gere uma nova ficha de entrega. Ela ajudará a manter o controle sobre os equipamentos que estão no estoque e a estimar quais precisam ser adquiridos no futuro.
2. Programe as compras de equipamentos
Com que frequência a sua empresa faz a compra de EPI? Quanto mais fácil for prever a recompra, melhores serão os preços que conseguirá obter no mercado por equipamento. Por isso, a gestão de compras é importante.
Adquirir lotes maiores fará com que você consiga valores mais competitivos por produtos de alta qualidade. Portanto, programar a compra é benéfico do ponto de vista financeiro. Antecipe as necessidades dos colaboradores e agende datas para a substituição e troca dos equipamentos mais utilizados. Assim, você conseguirá mantê-los sempre seguros e poupará na aquisição de EPI.
3. Utilize um software de gestão
Há muitos softwares de gestão de negócios que podem ajudá-lo com a distribuição, compra e reposição de equipamentos de proteção individual. O mais utilizado é o ERP. Essa sigla, quando traduzida, quer dizer Planejamento de Recursos Empresariais e se refere a um tipo de sistema modular que pode ser utilizado para, entre outras coisas, verificar a entrada e saída de um recurso na organização.
Para que o ERP funcione a seu favor na gestão de compras de equipamento de proteção, é preciso mantê-lo sempre atualizado. Por isso, deve-se cadastrar todos os produtos que constam no estoque, suas datas de validade (caso o critério se aplique) e os valores que foram pagos pela aquisição deles. Com as informações contidas no software, você poderá tomar decisões muito melhores e até economizar na substituição de EPI no futuro.
Observando a tendência de entrada e saída de equipamentos, é possível, por exemplo, prever quando será necessário adquirir um novo lote deles e consultar diversos fornecedores para conseguir um preço competitivo pelos produtos. Os sistemas também ajudam a acompanhar a saída de equipamentos e a entrega deles a membros da equipe.
Cada retirada de material dos estoques resulta em um registro que pode ser consultado no futuro para confirmar quando e para quem o equipamento foi designado.
4. Tenha uma reserva de EPI’s
Você só compra EPI’s quando os seus colaboradores precisam? Essa é uma estratégia de gestão de compras muito comum nas empresas menores, mas que acaba tornando os equipamentos mais onerosos para a organização. Acompanhar de perto o estoque e deixar sempre alguns EPI’s sobressalentes à disposição dos funcionários ajudará a contornar esse problema.
Assim, quando houver dano em um equipamento ou a contratação de um novo funcionário exigir a distribuição de mais EPI’s, eles estarão disponíveis em estoque e poderão ser distribuídos imediatamente.
Verifique o comportamento dos seus colaboradores em relação ao EPI. Além disso, quantas vezes eles precisam ser substituídos por ano, quais os tamanhos mais utilizados e que equipamentos são fundamentais para as funções operacionais do negócio. Dessa forma, você conseguirá definir quantos equipamentos-reserva precisam ser mantidos no estoque da empresa sem ficar com muitos deles ocupando espaço de armazenamento, que poderia ser utilizado para outros propósitos.
5. Armazene corretamente o EPI
Não há nada menos eficiente do que ter que recomprar um equipamento que sequer foi utilizado. Todavia, é muito comum que EPI’s que não foram armazenados da maneira correta tenham de ser substituídos antes mesmo de serem distribuídos para a equipe. Isso prejudica a gestão de compras e faz com que a empresa tenha que gastar muito mais com os equipamentos de proteção individual do que deveria.
Para evitar esses problemas, defina um espaço capaz de comportar o armazenamento correto dos EPI’s da sua empresa. Adquira prateleiras em um ambiente com baixa umidade e temperatura estável para se certificar de que os equipamentos não serão danificados antes do uso. Por último, sempre confira se um EPI está funcionando antes de entregá-lo a um funcionário e se ele não apresenta nenhuma condição de avaria.
Os equipamentos de proteção individual são obrigatórios e devem ser adotados por todos aqueles profissionais que estão sob risco de acidentes no ambiente de trabalho. É a Norma Regulamentadora 6 que define as regras para a compra e o uso de EPI’s nas empresas e ela estabelece que cada organização é responsável por comprá-los e distribuí-los.
Com uma melhor gestão de compras de EPI, seu negócio consegue garantir não só o cumprimento dessas regras, mas também se salvaguardar para que, no evento de um processo trabalhista, consiga comprovar a entrega dos materiais e evitar o pagamento de uma indenização.
Por isso, busque aplicar as melhores práticas que mencionamos aqui na sua empresa o quanto antes. Elas ajudarão você a organizar a distribuição e compra de EPI.
E aí, o que achou dessas dicas de gestão de compras de EPI? Continue aprendendo e descubra a importância do planejamento de vendas para o sucesso do seu negócio!
