Política de devolução – Volk do Brasil

Comunicação da solicitação de devolução

Todas as devoluções de produtos deverão ser acompanhadas do formulário REG.SGI-001- Formulário Devolução de Mercadorias disponível em P:\Politicas e procedimentos – Volk\Procedimento de Devoluções e na Central do Agente Comercial. As informações contidas do formulário são de preenchimento obrigatório. Só serão aceitas devoluções com o preenchimento do formulário pela equipe de Inside Sales, representantes e ou clientes.

O formulário deverá ser encaminhado via correio eletrônico (email) a Central de Relacionamento com o Cliente VdB – CRC VdB, para Analista Suelen Aguiar email: suelen.aguiar@volkdobrasil.com.br e com cópia para Gerência de Qualidade – Ana Siqueira email: ana.siqueira@volkdobrasil para avaliação e aprovação do processo de devolução. Todas as solicitações de devolução (independente de quantidades e valores) deverão ser encaminhadas a gerência para avaliação.

As devoluções autorizadas pelo motivo de Acordo Comercial (em acordo e desacordo com a Política de Devolução), só serão avaliadas e validadas, com a autorização dos Gerentes Comerciais, Gerência de Adm. De Vendas e Diretoria Comercial, respeitando os valores definidos em DOFA. A autorização da devolução pela gerência pode ser encaminhada via e-mail ou através do formulário de devolução com a assinatura da gerência, no campo APROVAÇÕES DA DEVOLUÇÃO.

Após a conferência, validação, aprovação via email e ou através da assinatura no Formulário de Devolução, o cliente deverá emitir a Nota Fiscal de devolução, encaminhando a mesma via email a Central de Relacionamento com o Cliente VdB para Analista Suelen Aguiar para análise e aprovação da NFD.  Será realizada a conferência e aprovação da NFDs ao cliente via email.

Qualquer divergência tributária e financeira identificada na Nota Fiscal de devolução emitida pelo cliente, em desacordo com legislação vigente e ou Política De Devolução só será liberada após validação pela Controladoria da Volk do Brasil. 

Devoluções aprovadas – Transporte, Logística e Financeiro

Após a emissão da NFDs e aprovação, a mesma deve ser encaminhada via e-mail aos departamentos de logística (Analista de Transportes, Atendimentos a Pedidos e Recebimento de Produtos), Financeiro (Analista Financeiro).
O analista de Transporte encaminha a NFDs à transportadora que irá realizar a coleta.

Em poder do PDF e XML da NFD, será solicitado via email a transportadora contratada, que realize a coleta do material. Os dados do pagador do frete (Destino ou Remetente) deverão estar corretos, atentando-se para os campos da NFD “Peso” e “Quantidade de volumes” (volumes em caixas fechadas).

Recebimento da mercadoria – Logística, Transporte e Qualidade

A logística irá realizar o controle do recebimento dos materiais provenientes de devolução. Quando da chegada da mercadoria, o recebimento, juntamente com o departamento de qualidade, confere se a nota e a mercadoria estão de acordo com a nota fiscal enviada previamente.
O conferente analisa as seguintes informações: NFD, produto, lote tamanho e quantidades, havendo conformidade nas informações o recebimento é realizado via sistema e o material aguarda a avaliação do departamento de Qualidade.

O departamento de Qualidade avalia as condições das embalagens e dos produtos (integridade, avarias, rasgos, umidade), para liberação da Nota Fiscal e posterior armazenagem do produto. 

Havendo registros de não conformidades no material em processo de devolução, o conferente de recebimento encaminha um email ao setor de transporte e para o CRC VdB , relatando a ocorrência, para comunicação ao cliente, visando definição do recebimento ou recusa do material.

Havendo avarias durante o transporte do material, o departamento de Qualidade encaminha ao Conferente de recebimento, a carta posse de mercadoria para a transportadora, conforme modelo em Anexo 1, relatando as não conformidades encontradas, descrevendo quantidades e quais materiais deverão ser devolvidos a transportadora.

Todos os processos finalizados deverão ser (são arquivados pela Contabilidade) devendo conter os seguintes documentos:
– Espelho da nota fiscal da entrada;
– Nota fiscal de devolução;
– Nota fiscal de saída;
– REG.SGI-001- Formulário Devolução de Mercadorias, devidamente assinada e ou aprovação via email;
– Carta de Correção (se houver);
– CTRC com ressalva (se houver);

OBSERVAÇÕES E RESSALVAS

Condições para o aceite das devoluções frete CIF:

• Inclusão de Pedido em desacordo com a ordem de compra (Quando de reponsabilidade do Inside Sales (Televendas) e das Representações somente com Autorização da Gerência e ou Diretoria Comercial, respeitando limites estabelecidos no DOFA); quando em desacordo com a Política de Devolução.
• Avaria transporte (ressalva em CTE ou NF, fotos das avarias);
• Acordos comerciais estabelecidos entre a Volk do Brasil Ltda e o cliente (com Autorização da Gerência e ou Diretoria Comercial respeitando limites estabelecidos no DOFA);
• Problema de Qualidade – só serão aceitas quando registradas na Qualidade e validadas com número de RC e ou RCL);
• Divergência na Embalagem (códigos de barras, caixas fora do padrão);
• Financeiro – Se realizado através de Acordo Comercial somente com Autorização da Gerência Comercial, Gerência Financeira e ou Diretoria Comercial respeitando limites estabelecidos no DOFA);

   

2. Optante Simples – De acordo com o estabelecido na Resolução CGSN 140/2018 (destacado abaixo artigo 59) a Volk do Brasil não aceitará Notas Fiscais de Devolução sem a indicação de ICMS e base de cálculo em campo próprio.

Art. 59. A ME ou EPP optante pelo Simples Nacional utilizará, conforme as operações e prestações que realizar, os documentos fiscais: (Lei Complementar nº 123, de 2006, art. 18-A, § 20; art. 26, inciso I e § 8º).

• 9º Na hipótese de emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), modelo 55, não se aplicará o disposto nos §§ 5º e 6º, e a base de cálculo e o ICMS porventura devido devem ser indicados nos campos próprios, conforme estabelecido em manual de especificações e critérios técnicos da NF-e, baixado nos termos do Ajuste SINIEF que instituiu o referido documento eletrônico. (Lei Complementar nº 123, de 2006, art. 26, inciso I e § 4º).

   

3. Todas as devoluções geradas terão seus valores deduzidos do demonstrativo de faturamento mensal das Representações, Agentes Comerciais, Inside Sales e Gerentes Comerciais. Os valores referentes ao frete de ida e volta das devoluções será de responsabilidade da representação, caso a devolução seja causada por erro da representação ou não haja justificativa para o erro do cliente e através de Acordo Comercial com liberação da Gerência Comercial e ou Diretoria Comercial.

    

4. As validades das NFDs deverão ser observadas, e os prazos para a coleta do material deverão ser respeitados quando da sua emissão, obedecendo a legislação de seu estado de origem. Quando do não cumprimento do prazo de validade da NFDs, é obrigatório a emissão de uma nova NF para a coleta do material.

    

5. NFD é um espelho da NF Venda, portanto todos os dados da NFD deverão ser iguais a NFV sejam eles preço unitário, descontos concedidos, peso, quantidade, frete, destaque no campo de observações de nota fiscal a que nota está se referindo a devolução em questão. (VER MODELO NO ANEXO 2)

    

6. Divergência de físico x NFD – Toda mercadoria recebida pela Volk do Brasil Ltda com divergência de quantidades, (quantidades a menor) da NFD validada serão refaturadas contra o cliente ou cliente enviará nova NFD.

    

DAS OBRIGAÇÕES DO CLIENTE:

Recebimento de Materiais

Todos os volumes deverão ser conferidos no momento do recebimento pelo cliente, para verificação de quantidades, tamanhos, cores e conformidade de produtos, caixas e volumes.

Toda avaria e ou não conformidade detectada no recebimento dos materiais (caixa amassada, rasgada, fita adesiva diferente, caixa sem logotipo, etc.) deve ser REGISTRADA no conhecimento de transporte, antes da liberação da transportadora. Esse cuidado é indispensável para os processos de devolução.
Se faz necessário além desta notificação no conhecimento de transporte a emissão de uma NFD, caso o cliente recuse a mercadoria, no ato da entrega, para devolução do material a VdB.

Toda e qualquer ocorrência ou divergência identificada deve ser comunicada a Volk do Brasil pelo telefone 41 2105-0055 ou diretamente com o e-mail de seu vendedor interno para que seja aberta uma ocorrência. Para realizar a investigação necessitamos das seguintes informações:

• Número da NF;
• Código do Produto faltante;
• Quantidade faltante; 
• Foto da parte superior da caixa e do fundo da caixa;  
• Foto do número do lote na caixa;
• Foto das etiquetas de separação e expedição da Volk do Brasil.

   

O processo de emissão da nota fiscal eletrônica deve seguir de acordo com a nota fiscal gerada e, portanto, deve ser realizada com atenção. Não serão aceitas notas fiscais que diferem do produto e condições iniciais.

Para que a devolução dos materiais seja aceita, os mesmos devem estar em suas embalagens originais, sem avarias (salvo os casos que o produto chegou desta maneira), identificações diferentes e em perfeitas condições de comercialização. Por isso ressaltamos o cuidado no embalo e acomodação para o transporte.

Caso seja consumidor final, entre em contato conosco através do email suelen.aguiar@volkdobrasil.com.br ou pelo telefone (41) 2105-0055.