Você já deve ter ouvido falar nela: a ficha de entrega de EPI é um dos documentos mais importantes com que lida o setor administrativo da empresa. Esse papel serve para comprovar que foi feita a distribuição dos equipamentos de proteção individual para os colaboradores e que eles agora são responsáveis por utilizá-los em suas jornadas de trabalho.
O item funciona como um mecanismo antifraude para as empresas e que pode ser usado para, por exemplo, combater uma falsa acusação na Justiça do Trabalho. Contudo, ele também é importante para os funcionários, já que a entrega incompleta de EPI pode dar razão a eles no caso de um acidente de trabalho.
Com as mudanças oriundas da implementação do eSocial, a ficha de entrega de EPI precisa ser arquivada de maneira diferente pelas empresas. Descubra como fazer isso neste artigo!
O que é eSocial?
O eSocial é o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas. Trata-se de um sistema online, oferecido pelo governo, que visa simplificar o envio de informações feito pelos empregadores. A transmissão eletrônica dos dados tem como objetivo diminuir as filas de espera e cortar um pouco da burocracia necessária para se manter uma empresa.
O eSocial torna o acesso à informação mais fácil, tanto para contratantes quanto para funcionários e tem regras diferentes para empresas de porte distinto. Comunicações de acidente, fichas de entrega de EPI e outros documentos comuns agora são todos entregues virtualmente com o uso da plataforma eSocial.
Como fica a ficha de entrega de EPI no eSocial?
Até pouco tempo atrás, a ficha de EPI precisava ser registrada e arquivada pela empresa e isso permanece como uma das obrigações dos negócios. Todavia, a implementação do sistema faz com que o Governo Federal tenha facilidade para fiscalizar quaisquer irregularidades no ambiente de trabalho, inclusive as referentes ao uso de EPI.
Cruzando os dados no evento S-2240 (Condições Ambientais do Trabalho — Fatores de Risco) com as informações da ficha de entrega de EPI, é possível comprovar remotamente se uma organização cumpriu ou não com as suas obrigações.
Comparando fator de risco e tipos de equipamentos cadastrados, o sistema pode averiguar, por exemplo, a necessidade do pagamento de adicional de insalubridade ou até a solicitação de uma aposentadoria especial (registradas no evento S-2241 — Insalubridade, Periculosidade e Aposentadoria Especial).
A comparação dessas informações com as da Folha de Pagamento (evento S-1200) também ajuda as organizações de controle a verificarem se não há nenhuma irregularidade fiscal acontecendo na empresa.
Por quanto tempo arquivar a ficha de entrega de EPI?
O prazo para o arquivamento da ficha de entrega de EPI é extenso. Um colaborador que se desliga da empresa hoje pode vir a solicitar o documento como comprovação daqui a 20 ou 25 anos, quando for se aposentar, a fim de comprovar insalubridade no ambiente de trabalho ou outros riscos adicionais que influenciem no cálculo da própria aposentadoria. Por isso, esse documento sempre foi de gestão complexa para as organizações.
O eSocial traz uma mudança significativa nesse sentido. Como as fichas são submetidas virtualmente, elas podem ser acessadas a qualquer momento e ficam armazenadas no sistema do Governo. Todavia, é boa ideia se proteger. Faça cópias eletrônicas dos arquivos e providencie backups, caso não tenha espaço para guardar todas as fichas de EPI’s dos colaboradores. Assim, no futuro, você sempre terá acesso aos dados se a fiscalização os solicitar.
O eSocial já foi implementado pelo governo e desde julho de 2019 todas as empresas, mesmo as optantes pelo Simples Nacional, devem utilizá-lo para submeter e arquivar as fichas de entrega de EPI, entre outras coisas. Se a sua organização ainda não fez isso, fique atento às dicas que aprendeu aqui e procure quanto antes regularizar a situação.
E aí, conseguiu aprender como fazer o controle e arquivamento da ficha de entrega de EPI? Assine a newsletter e acompanhe as principais atualizações do nosso blog!
