O que é o Procedimento Operacional Padrão (POP) e como estruturar na empresa?

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O Procedimento Operacional Padrão (POP) é um dos documentos de organização que representam o planejamento das atividades a serem desempenhadas na rotina de uma empresa. Assim, ele deve descrever detalhadamente as etapas a serem respeitadas para concluir cada tarefa.

A sua importância está atrelada ao fato de que todo negócio, para se manter competitivo, precisa colocar-se em uma busca constante por meios de se destacar no mercado. Acompanhar e aperfeiçoar produtos e serviços é uma das formas de fazer isso; para tal, é importante estabelecer resultados satisfatórios, mesmo quando acontece algum tipo de imprevisto.

Ou seja, um guia de procedimentos não são apenas regras. Dele, dependem processos repetíveis necessários à escalabilidade da produção. Por isso, preparamos este artigo: para que você saiba como orientar esses processos e estruturar sua empresa a partir deles. Confira!

O que é Procedimento Operacional Padrão (POP)

O POP tem como objetivo descrever operações relevantes e recorrentes em uma dada empresa, para fins de investigação e melhorias. Ou seja, a meta de um Procedimento Operacional Padrão é a de servir de guia para a realização mais rápida, racionalizada e produtiva das tarefas.

Trata-se de um documento que não deve faltar em sua empresa, uma vez que é o único que pode garantir, por meio de um padrão, os resultados almejados pelas atividades executadas. Em outras palavras, ele é um roteiro da produção em ordem cronológica acompanhado das boas práticas recomendadas.

Os POPs podem ser aplicados em um empreendimento, por exemplo, quando os funcionários trabalham em turnos diferentes e devem suceder uns aos outros na continuidade das tarefas.

A padronização da comunicação entre esses colaboradores garante que não seja necessário a cada um deles perder tempo tentando descobrir onde o outro parou, tampouco refazendo as etapas de um procedimento que já foi concluído, por exemplo.

Grandes corporações e indústrias fazem uso desse detalhamento e padronização das atividades em seu cotidiano. Em boa parte dos casos, o POP funciona como um manual de perguntas e respostas sobre atividades recorrentes, servindo como base para o treinamento de novos colaboradores, por exemplo.

Qual é sua função nas empresas e organizações

Uma vez que o Procedimento Operacional Padrão (POP) apresenta instruções e detalhamento das sequências de atividades e operações — além da sua frequência de execução e boas práticas —, ele naturalmente prescreve condutas e permite melhorias incrementais, como:

  • quais instrumentos e materiais devem ser usados para que uma tarefa se concretize;
  • quem é o responsável pela execução e listagem de tais instrumentos;
  • a descrição de como as etapas e os procedimentos precisam ser executados nas tarefas críticas (a forma de proceder com as operações e as possíveis restrições no tocante à sua execução);
  • o roteiro de inspeções periódicas dos instrumentos voltados à produção;
  • as deliberações sobre a troca de turnos de funcionários e a continuidade do trabalho entre eles;
  • as boas práticas ao emitir relatórios que cientificam os colegas de setor sobre o andamento de um determinado projeto ou atividade.

Obviamente, por se tratar de uma documentação, todas essas atividades precisam ser aprovadas, datadas, assinadas e revisadas anualmente ou em periodicidade condizente com a necessidade de cada processo. Esteja atento a esses períodos e programe-os com a devida antecedência.

Além disso, é recomendado que a criação desse documento seja realizada em parceria com os colaboradores que desempenham as tarefas. Afinal, eles têm opiniões muito práticas sobre os processos, oriundas da experiência diária no lide com a produção.

Por que o POP é importante em uma empresa

Tente imaginar o que aconteceria, por exemplo, se um dos colaboradores de uma indústria, cuja função tem papel central no processo de montagem, precisasse se ausentar por um determinado período? O empreendimento não poderia esperar pela volta desse funcionário com os seus equipamentos desligados, não é mesmo?

Assim, em resposta ao problema do exemplo acima, deve existir um cronograma a ser seguido. As várias outras áreas que dependem da entrega do setor de montagem da indústria vão precisar seguir realizando suas próprias entregas. Elas devem, aliás, resultar conforme o que foi planejado no programa de metas da empresa.

Caso contrário, se o setor de montagem em questão não tiver elaborado cuidadosamente o seu POP, esse empreendimento poderia entrar em um ciclo de complicações produtivas. Tudo isso somado acabaria afetando a produtividade daquela indústria e comprometendo as suas finanças profundamente.

Em outras palavras, mesmo que o seu colaborador mais importante precise se ausentar por um período longo, outros devem ser capazes de assumir seu lugar, ainda que temporariamente.

Você saberá se isso tem sido feito da forma correta se não houver desgaste excessivo dos colaboradores designados à nova função e se a meta de produção permanecer inalterada ou muito próxima disso.

Mais uma vez, a principal função do POP é assegurar que os resultados permaneçam inalterados e que seu prosseguimento em cada etapa da produção se dê em harmonia. A única forma de conseguir isso é por meio da uniformização de processos, sua documentação e instrução aos colaboradores.

Independentemente do ramo de atuação de um empreendimento, manter processos significa fazer as coisas do modo mais simples e barato possível.

Assim, você não precisa investir em grandes inovações ao assumir um setor. As diferentes áreas da empresa, por sua vez, passam a poder aplicar seus recursos de maneira mais racionalizada, melhorando a produtividade e a rentabilidade do negócio como um todo.

Simplificando, a padronização de processos e sua documentação são um diferencial para empresas porque:

  • diminuem consideravelmente o risco de comprometimento da produção devido a imprevistos;
  • asseguram a qualidade do seu produto ou serviço, repercutindo diretamente no nível de satisfação do cliente;
  • reduzem as suas perdas com gastos de recursos ou matéria-prima no decorrer do processo de produção;
  • amenizam prejuízos financeiros e economizam tempo;
  • melhoram significativamente o seu índice de competitividade diante da concorrência;
  • permitem que os colaboradores se cansem menos e produzam mais ao longo do processo;
  • abrem espaço para redução de custos, o que pode resultar em melhores preços e condições no serviço ou produto final.

Como elaborar um Procedimento Operacional Padrão (POP)

Para que você elabore o seu POP sem grandes problemas, é preciso observar algumas regras. Como dissemos, ele deve levar em consideração a opinião dos colaboradores, assim como a dos gerentes de cada área.

Um bom Procedimento Operacional Padrão é aquele que resulta em melhorias para todos os envolvidos, e não apenas em melhores processos às custas de desgastes dos colaboradores e das máquinas.

Lembre-se de tentar atender a interesses diversos e fazer com eles também, por sua vez, apontem para melhorias internas quantitativas e qualitativas. Veja como escrever esse documento.

Use linguagem clara e simples

Crie um Procedimento Operacional Padrão que seja fácil de entender por todos aqueles que o utilizarão. Quanto mais compreensível, melhor. Logo, se os termos técnicos mais precisos não são do domínio de todos, substitua-os por sinônimos mais populares ou inclua um glossário no final do documento.

Uma boa dica é tomar como base o POP de outra instituição, fazendo as devidas alterações. O documento precisa refletir adequadamente tudo quanto se faz no ambiente produtivo. Deve, ainda, especificar de maneira clara regras e características de operações, conforme cada caso.

Durante sua confecção, esteja sempre atento a como as atividades são desempenhadas pelos colaboradores, de modo a extrair as práticas mais produtivas e seguras e transformá-las no padrão. A partir daí, ele precisará ser seguido de forma correta e precisa.

Lembre-se de que o POP é um documento universal. Ou seja, todos os colaboradores vão acessá-lo em busca de táticas para proceder. Assim, é importante que ele atenda a todos os níveis intelectuais, dos mais complexos aos mais simples.

Realize a monitoração dos procedimentos

Depois de criados os padrões de execução de tarefas, sua aplicação deve ser monitorada continuamente. Inclusive, fica muito mais fácil detectar problemas produtivos quando você já está de posse dessas informações.

A partir do momento em que problemas são constatados, é possível partir do pressuposto de que os colaboradores ainda não introjetaram as regras procedimentais. Então, outros recursos didáticos podem ser utilizados, como gráficos ou fluxogramas, que facilitam a visualização das etapas. Considere, também, incluir ilustrações no documento. Recursos visuais como esse ajudam a tirar dúvidas quando o texto não é suficientemente claro.

O ideal é que as discussões sobre o POP sejam a tal ponto disseminadas que façam parte das conversas entre colaboradores. Afinal, os diálogos que eles mantêm no trabalho são grande fonte de compartilhamento de informações.

Promova, ainda, a interação e discussão sobre os tópicos com treinamentos regulares. Crie, também, métodos para premiar os funcionários que têm melhor conhecimento das regras e de sua aplicação. Isso faz toda a diferença.

Padronização das atividades

Como explicamos, o POP apresenta como base a garantia de padronização das atividades. Além disso, ele permite assegurar aos seus clientes um produto ou serviço livre de variações qualitativas indesejadas.

Isso simplifica o trabalho de todos que vão usar esse procedimento no dia a dia e proporciona maior segurança aos colaboradores e a quem se beneficiará dos seus serviços. Ou seja, se o POP for de fácil entendimento e objetivo com respeito a o que, quando, como e por que fazer, todos saem ganhando em termos de economia e qualidade.

Já está pronto para arregaçar as mangas e começar a colocar no papel o Procedimento Operacional Padrão (POP) da sua empresa? Se quiser mais dicas sobre segurança do trabalho, produtividade e outras questões relacionadas, não deixe de assinar nossa newsletter!

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