Veja como a ferramenta 5W2H ajuda os profissionais de SST

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Você conhece a ferramenta 5W2H? Dentre os recursos utilizados pelas empresas para buscar vantagem competitiva nos negócios, esse é um dos mais populares. Partindo da ideia de que nada está bom o bastante que não possa ser melhorado, a ferramenta 5W2H tem como principal objetivo promover melhoria contínua nos negócios.

Mas como isso pode ajudar os profissionais de Segurança e Saúde no Trabalho a melhorarem o seu desempenho? No artigo de hoje, você vai descobrir tudo sobre essa ferramenta, como aplicar no seu ambiente de trabalho e quais os benefícios. Confira!

O que é a ferramenta 5W2H?

5W2H é uma das ferramentas de negócios mais utilizadas para entender oportunidades de melhoria nas empresas, sob múltiplas perspectivas antes de tomar uma decisão. Para fazer isso, o usuário começa fazendo 7 perguntas e, a partir das respostas, obtém melhor visualização do problema.

A título de curiosidade, vale entender que o nome 5W2H vem do inglês e diz respeito às letras iniciais de cada pergunta (Why, When, Where, Who, What, How e How Much). Apesar disso, não tem origem bretã ou americana. O método foi criado por japoneses para a gestão de profissionais que faziam estudos de qualidade nas empresas, mas se expandiu e passou a ser adotado pelos mais variados perfis empresariais e em tarefas distintas por sua eficiência e confiabilidade.

Digamos, por exemplo, que um profissional de SST tenha problemas em implementar a cultura de uso de EPI na sua empresa. Para utilizar a abordagem 5W2H, ele deve se perguntar:

  • O que é esse problema?
  • Por que temos esse problema?
  • Quando esse problema é mais proeminente?
  • Onde esse problema causa fricção no negócio?
  • Quem mais enfrenta esse problema no dia a dia?
  • Como posso começar a solucionar esse problema?
  • Quanto esse problema custa para as minhas operações?

Essa metodologia não é utilizada apenas na Segurança e Saúde no Trabalho. Muitos outros projetos, desde a gestão do negócio até a logística de uma revenda de EPI, podem se beneficiar dessa estratégia para entender melhor os problemas que têm em mãos.

Qual o objetivo do 5W2H?

O principal propósito dessa estratégia é facilitar a compreensão de problemas que podem estar gerando perda de recursos ou ineficiência para os negócios. Por meio das perguntas, um gestor pode identificar qual é a melhoria ou a solução mais indicada para o problema, entendendo melhor a situação.

Olhar para um problema com diferentes pontos de vista traz muitos pontos positivos para a rotina de um SST. Utilizando a ferramenta, é possível identificar as soluções mais rentáveis ou econômicas, os profissionais que devem estar envolvidos na sua implementação e os passos necessários para criar um projeto final capaz de solucionar o problema inicial.

Cada uma das etapas da ferramenta 5W2H explica uma parte do problema e indica o caminho para a solução mais adequada. Entenda melhor olhando para cada uma delas nos tópicos abaixo.

O quê?

Essa é a etapa em que notamos o problema, definimos o objetivo do nosso projeto ou a meta que pretendemos alcançar. Trata-se de uma etapa muito importante, pois define o escopo do projeto.

Onde?

Aqui definiremos onde está localizado o problema, as áreas afetadas e o setor da empresa que mais se prejudica ao ficar sem solução. Essa etapa é importante para identificar onde serão aplicadas as principais melhorias.

Quando?

Mostra a partir de que momento o problema começou a acontecer ou o prazo que temos para resolver. Isso vai ajudar a definir um cronograma para o projeto, atrelado à realidade.

Por quê?

É o motivo pelo qual é importante resolver um problema. Ou seja, os impactos que causa na organização, sejam financeiros ou operacionais.

Quem?

Nessa etapa definimos quem enfrenta o problema ou quem é responsável pela solução dele. É hora de estabelecer se há um cliente interno que sofre com a dificuldade relacionada ou se são os consumidores da marca os mais prejudicados, por exemplo.

Como?

Nessa etapa devemos identificar o processo do qual o problema faz parte e começar a pensar numa saída. Utilizar um fluxograma para mostrar a etapa em que o problema aparece faz uma grande diferença para identificar a partir de onde começar a implementação.

Quanto?

A última etapa é quando relacionamos o custo do problema e o custo da solução. Também determinamos quantos processos foram afetados e em qual medida.

Quais as vantagens de utilizar a ferramenta 5W2H?

Já estamos familiarizados com a ferramenta 5W2H, sabemos sua origem, o que significa e como as etapas funcionam. Mas quais são os benefícios que essa ferramenta pode trazer para as operações da sua empresa e para os profissionais de SST? Nos tópicos a seguir conheceremos os principais deles.

Cumprimento de prazos

Com o uso da ferramenta 5W2H fica mais fácil gerenciar as tarefas da empresa. Afinal, todo o método se organiza de maneira similar a um fluxograma de funcionamento empresarial. Quando seguido à risca, indica os próximos passos e as ações que devem ser tomadas no tempo certo para melhor beneficiar a sua equipe.

Análise completa dos problemas

A ferramenta 5W2H também proporciona análises mais completas dos problemas da organização. Pontos cegos, que poderiam prejudicar a implementação de soluções em SST, são facilmente identificados quando seguimos essa metodologia, e isso faz com que as soluções implementadas tragam melhor resultado para a organização.

Tomada de decisão simplificada

Se você tem dificuldades de tomar e implementar decisões na sua organização, o uso da ferramenta 5W2H vai ajudar a contornar esse problema.

Identificando as principais dores do negócio, o custo delas e as múltiplas soluções, a sua empresa terá mais facilidade de se decidir pela mais benéfica. A ferramenta acelera a tomada de decisão nos negócios.

Como você pôde ver, muitos dos problemas que uma empresa enfrenta podem ser solucionados com o auxílio da ferramenta 5W2H. Esse recurso de tomada de decisão não custa nada para o seu negócio e é fácil de ser aprendido e implementado.

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